การจัดการฐานข้อมูลและการสืบค้นสารสนเทศ

เนื้อหาประกอบด้วยหัวข้อต่อไปนี้

-การจัดการฐานข้อมูล
-การสืบค้นสารสนเทศ
-สถาบันบริการสารสนเทศ
การจัดการฐานข้อมูล

ฐานข้อมูล (database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ โดยมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน เพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและเก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ร่วมกัน
การจัดการฐานข้อมูล(Database Management) คือ การบริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล รวมทั้งลดความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรด้วย
ตัวอย่าง

ตัวอย่าง : การจัดระบบฐานข้อมูลที่ใช้ในปัจจุบัน เช่น ฐานข้อมูลผู้ใช้โทรศัพท์ ฐานข้อมูลหนังสือ-วารสารในห้องสมุด ฐานข้อมูลนักศึกษา ฐานข้อมูลประชากร ฐานข้อมูลศิลปวัฒนธรรมไทยและฐานข้อมูลงานวิจัย เป็นต้น
การจัดการฐานข้อมูลต้องอาศัยโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล อำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล กำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้ พร้อมกับกำหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใด เช่น ให้อ่านข้อมูลได้อย่าง
เดียวหรือให้แก้ไขข้อมูลได้ด้วย นอกจากนั้นยังอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูล การแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการจัดทำข้อมูลสำรองด้วย โดยอาศัยโปรแกรมที่เรียกว่า

ระบบการจัดการฐานข้อมูล(Database Management System: DBMS) ซึ่งโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในการจัดการฐานข้อมูล ได้แก่ Microsoft Access, Oracle, Informix, dBase, FoxPro, และ Paradox เป็นต้น

1)จัดเก็บและบันทึกข้อมูล (Data Storage)
2)ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Reduce Data Redundancy)
3) สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Data Concurrency)
4) ลดความขัดแย้งหรือแตกต่างกันของข้อมูล (Reduce Data Inconsistency)
5) ป้องกันการแก้ไขข้อมูลต่างๆ (Protect Data Editing)
6) ความถูกต้องของข้อมูลมีมากขึ้น (Data Accuracy)
7) สะดวกในการสืบค้นข้อมูล (Data Retrieval or Query
8) ป้องกันการสูญหายของข้อมูล หรือฐานข้อมูลถูกทำลาย (Data Security)
9) เกิดการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศ (Apply Information System)
(File Structure) โครงสร้างข้อมูล หมายถึง ลักษณะการจัดแบ่งพิกัดต่าง ๆ ของข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียน (Record) ในแฟ้มข้อมูลเพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถรับไปประมวลผลได้ ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

1) บิท (Bit : Binary Digit) บิท (Bit : Binary Digit) คือ หน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์ ซึ่ง Bit จะแทนด้วยตัวเลขหนึ่งตัว คือ 0 หรือ 1 อย่างใดอย่างหนึ่ง เรียกตัวเลข 0 หรือ 1 ว่าเป็น บิท 1 บิท

ไบท์ (Byte) หรือ ตัวอักขระ (Character) ไบท์ (Byte) หรือ ตัวอักขระ (Character) คือ หน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆบิทมารวมกัน แทนตัวอักษรแต่ละตัว เช่น A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ เช่น $, &, +, -, *, / ฯลฯ โดยตัวอักษร 1 ตัวจะแทนด้วยบิท 7 หรือ 8 บิท (1 บิท แทนด้วยตัวอักษร 7 หรือ 8 บิท) ซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวจะเรียกว่า ไบท์ เช่น ตัว A เมื่อเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จะเก็บเป็น 1000001 ส่วนตัว B จะเก็บเป็น 1000010 เป็นต้น

3) เขตข้อมูล (Field) หรือคำ (Word) เขตข้อมูล (Field) หรือคำ (Word) คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย

4) ระเบียน (Record) ระเบียน (Record) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน หรือค่าของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล

5) แฟ้มข้อมูล (File) แฟ้มข้อมูล (File) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนหลายๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน

โดยทั่วไป การออกแบบฐานข้อมูลเพื่อนำมาใช้งานภายในองค์กรสามารถจำแนกได้ 2 วิธี คือ วิธีอุปนัย (Inductive approcah) และวิธีนิรนัย (Deductive approach)

โดยทั่วไป การออกแบบฐานข้อมูลเพื่อนำมาใช้งานภายในองค์กรสามารถจำแนกได้ 2 วิธี คือ วิธีอุปนัย (Inductive approcah) และวิธีนิรนัย (Deductive approach)

1) วิธีอุปนัย การออกแบบฐานข้อมูลด้วยวิธีอุปนัย เป็นการออกแบบฐานข้อมูลจากล่างขึ้นบน (Bottom-up design) ด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีการใช้งานอยู่แล้วภายในหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กร
มาเชื่อมโยงเข้าด้วยกันเพื่อจัดทำเป็นระบบฐานข้อมูลขององค์กร ซึ่งมีข้อจำกัด คือ การนำกรรมวิธีย่อย ๆ จากการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ มารวมเข้าด้วยกันเป็นเรื่องที่ทำได้ไม่ง่ายนัก และต้องใช้เวลามากจึงจะสามารถออกแบบและสร้างระบบฐานข้อมูลที่สมบูรณ์ได้

2) วิธีนิรนัย การออกแบบฐานข้อมูลด้วยวิธีนิรนัย เป็นการออกแบบฐานข้อมูลจากบนลงล่าง (Top-down design) เป็นการออกแบบฐานข้อมูลด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐาน ขั้นตอนการทำงานของหน่วยงาน ต่าง ๆ ภายในองค์กร

และความต้องการใช้งานฐานข้อมูล จากการสังเกตการณ์ สอบถาม หรือสัมภาษณ์บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานฐานข้อมูล ตลอดจนรวบรวมข้อมูลจากแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่มีใช้อยู่ภายในหน่วยงาน เพื่อนำมาออกแบบโครงสร้างฐานข้อมูลขององค์กร ซึ่งมีข้อจำกัดใน

การออกแบบ คือ บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานฐานข้อมูลต้องให้ความสำคัญและความร่วมมือในการเก็บรวบรวมข้อมูล จึงจะทำให้ได้ระบบฐานข้อมูลที่ถูกต้องและครอบคลุมระบบงานต่าง ๆ ภายในองค์กร

บุคลากรที่ทำหน้าที่ในการออกแบบฐานข้อมูล 3 ฝ่าย คือ ผู้บริหารฐานข้อมูล (Data Base Administrator : DBA) และผู้บริหารข้อมูล (Data Administrator : DA) นักวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysts) นักเขียนโปรแกรม

1) ผู้บริหารฐานข้อมูลและผู้บริหารข้อมูล ผู้บริหารฐานข้อมูลเป็นบุคคลที่ทำหน้าที่ในการบริหารจัดการ ควบคุม กำหนดนโยบาย มาตรการ และมาตรฐานของระบบฐานข้อมูลทั้งหมดภายใน
องค์กร ตัวอย่างเช่น กำหนดรายละเอียดและวิธีการจัดเก็บข้อมูล กำหนดควบคุมการใช้งานฐานข้อมูล กำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล กำหนดระบบสำรองข้อมูล และกำหนดระบบการกู้คืน
ข้อมูล เป็นต้น ตลอดจนทำหน้าที่ประสานงานกับผู้ใช้ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม

2) นักวิเคราะห์ระบบและนักเขียนโปรแกรม นักวิเคราะห์ระบบมีหน้าที่รับผิดชอบในการวิเคราะห์และออกแบบระบบฐานข้อมูล ดังนั้นจึงต้องทำการศึกษาและทำความเข้าใจในระบบงานที่องค์กรต้องการ รวมทั้งต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ ความเข้าใจในกระบวนการทำงานโดยรวมของทั้งฮาร์ดแวร์
นักเขียนโปรแกรมมีหน้าที่รับผิดชอบในการเขียนโปรแกรมประยุกต์เพื่อการใช้งานในลักษณะต่าง ๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น การเก็บบันทึกข้อมูล และการเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล เป็นต้น

3) ผู้ใช้ ผู้ใช้เป็นบุคคลที่ใช้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูล ซึ่งวัตถุประสงค์หลักของระบบฐานข้อมูล คือ ตอบสนองความต้องการในการใช้งานของผู้ใช้ ดังนั้นในการออกแบบระบบฐานข้อมูลจึงจำเป็นต้องมีผู้ใช้เข้าร่วมอยู่ในกลุ่มบุคลากรที่ทำหน้าที่ออกแบบฐานข้อมูลด้วย

คุณสมบัติของฐานข้อมูลที่ดี
1)เกี่ยวข้องกับเรื่องที่เราสนใจจะทราบ
2) สมบูรณ์ (Complete)
3) เป็นปัจจุบัน (Update)
4) ถูกต้อง (Accuracy)
5) ค้นหาได้สะดวก (Retrieve or Query)

การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานต่างๆ

1) การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานบุคลากร เนื่องจากบุคคลเป็นทรัพยากรที่สำคัญต่อการดำเนินงานและปฏิบัติงานขององค์กร ในการเก็บบันทึกประวัติบุคลากรของหน่วยงานแต่ละแห่ง ประวัติของบุคคลหนึ่งคนจึงประกอบด้วย

2) การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษา การเก็บบันทึกข้อมูลในเรื่องเกี่ยวกับ ใบลงทะเบียนของนักศึกษาในสถานศึกษาแต่ละแห่งประกอบด้วย

3) การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานซื้อขายสินค้าในห้างสรรพสินค้า การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานต่าง ๆ ได้แก่ การขายปลีก ระบบบัญชีเจ้าหนี้ และระบบบัญชีสินค้าคงคลัง เป็นต้น ซึ่งการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลกับการขายปลีก ทำให้องค์กรสามารถออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง ทำให้สามารถจัดทำรายงานการขายประจำวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การสืบค้นสารสนเทศ

ในที่นี้จะกล่าวถึงฐานข้อมูลที่มีให้บริการในสำนักวิทยบริการของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต การสืบค้นสารสนเทศที่เป็นบัตรรายการผ่านระบบเครือข่าย ทั้งของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต และจากสถาบันการศึกษาอื่นๆ

1. บริการสืบค้นบัตรรายการผ่านระบบเครือข่ายบริการฐานข้อมูลระบบห้องสมุดอัตโนมัติ (VTLS : Virginia Technology Library System) ของสถาบันราชภัฎสวนดุสิต เป็นบริการสืบค้นบัตรรายการผ่านระบบเครือข่าย จากฐานข้อมูลหนังสือ และวารสารที่มีอยู่ในสำนักวิทยบริการมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต

สถาบันบริการสารสนเทศ คือ แหล่งรวบรวมสารสนเทศต่างๆ ซึ่งทำหน้าที่จัดเก็บสารสนเทศอย่างมีระบบ ให้บริการและเผยแพร่อย่างมีประสิทธิภาพ
สารสนเทศได้

ประเภทของสถาบันบริการสารสนเทศจำแนกสถาบันบริการสารสนเทศตามขอบเขตหน้าที่และวัตถุประสงค์ในการให้บริการ เป็น 9 ประเภท ได้แก่

1) ห้องสมุด (Library) เป็นสถาบันบริการสารสนเทศที่เก่าแก่ที่สุดที่รวบรวมทรัพยากรสารสนเทศทุกสาขาวิชาและสื่อทุกประเภท มีทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อโสตทัศนวัสดุ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์ หน้าที่หลักในการให้บริการ คือ บริการยืม- คืน บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า และบริการทรัพยากรสารสนเทศเพื่อการศึกษาและเพื่อความบันเทิง เป็นต้น
ห้องสมุดแบ่งออกเป็นห้องสมุดโรงเรียน (School Library) ได้แก่ โรงเรียนอนุบาล โรงเรียนประถมศึกษาและมัธยมศึกษา ทำหน้าที่ให้บริการทรัพยากรสารสนเทศ ทั้งสื่อการศึกษาค้นคว้าและสื่อการเรียนการสอนให้แก่ครูและนักเรียน
ห้องสมุดวิทยาลัยและมหาวิทยาลัย (Academic Library) เป็นห้องสมุดที่ตั้งอยู่ในสถาบันอุดมศึกษา มีวัตถุประสงค์ในการให้บริการทรัพยากรสารสนเทศ เช่นเดียวกับห้องสมุด
ห้องสมุดประชาชน (Public Library) เป็นห้องสมุดที่ตั้งขึ้นเพื่อบริการประชาชนในชุมชนต่างๆ ทุกระดับความรู้ ทุกเพศทุกวัย และทุกอาชีพ ให้บริการส่งเสริมการอ่านและการค้นคว้าตลอดชีวิต เป็นเสมือนวิทยาลัยในชุมชน
หอสมุดแห่งชาติ (National Library) ทำหน้าที่เก็บรวบรวมสะสมและรักษาทรัพยากรสารสนเทศของชาติไว้ รวมทั้งสื่อสิ่งพิมพ์ทุกประเภทที่ผลิตในประเทศ จะต้องส่งให้หอสมุดแห่งชาติตามพระราชบัญญัติการพิมพ์ ทำการรวบรวมจัดทำบรรณานุกรมแห่งชาติ กำหนดเลขมาตรฐานสากลประจำหนังสือ

2) ศูนย์เอกสารหรือศูนย์สารสนเทศ (Documentation Center / Information Center) เป็นแหล่งจัดเก็บรวบรวมสารสนเทศเฉพาะเรื่อง เฉพาะสาขาวิชา เพื่อการค้นคว้าวิจัย และเพื่อการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่มีศูนย์สารสนเทศนั้นๆ โดยตรง

3) ศูนย์ข้อมูล (Data Center) คือ แหล่งรวบรวมข้อมูลและบริการข้อมูลตัวเลขสถิติต่างๆ งานวิจัยต่างๆ

4) หน่วยงานสถิติ (Statistical Office) ทำหน้าที่เก็บรวบรวมข้อมูล เก็บสถิติและเผยแพร่ข้อมูลของหน่วยงานนั้นๆ เช่น ศูนย์สถิติการเกษตรของกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ศูนย์สถิติการพาณิชย์ ของกระทรวงพาณิชย์ และกองสถิติสาธารณสุข สำนักงานปลัดกระทรวงสาธารณสุข

5) ศูนย์วิเคราะห์สารสนเทศ (Information Analysis Center) ทำหน้าที่รวบรวมและให้บริการสารสนเทศเฉพาะวิชา โดยการนำมาทำการวิเคราะห์ ประเมิน สรุปย่อ และจัดเก็บในลักษณะของแฟ้มข้อมูล

6) ศูนย์ประมวลและแจกจ่ายสารสนเทศ (Information Clearing House) ทำหน้าที่รวบรวมจัดเก็บและผลิตทรัพยากรสารสนเทศในรูปสื่อต่างๆ นอกจากนั้นยังทำหน้าที่ติดต่อขอทรัพยากรสารสนเทศในสาขาที่เกี่ยวข้องจากผู้ผลิต เพื่อรวบรวมให้เป็นระบบ สะดวกในการค้นคว้า และการแนะนำแหล่งข้อมูล

8) หอจดหมายเหตุ (Archive) ทำหน้าที่จัดเก็บเอกสารทางราชการและเอกสารทางประวัติศาสตร์ของรัฐบาล เช่น ระเบียบข้อบังคับ คำสั่ง หนังสือโต้ตอบ บันทึกรายงาน แบบพิมพ์ แผนที่ แผนผัง และภาพถ่าย เป็นต้น เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางประวัติศาสตร์ในการศึกษาค้นคว้าและวิจัย

9) สถาบันบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ (Commercial Information Service Center) อาจจะเป็นห้องสมุดหรือศูนย์ข้อมูลที่จัดให้มีบริการสารสนเทศเชิงพาณิชย์ เช่นการค้นคว้าทางอินเทอร์เน็ต

หน้าที่ของสถาบันบริการสารสนเทศ
1) รวบรวมทรัพยากรสารสนเทศทุกรูปแบบที่มีคุณภาพ ทันสมัย และมีประโยชน์กับสาขาวิชาที่สถาบันบริการสารสนเทศนั้น ๆ

2) จัดเก็บข้อมูลอย่างมีระบบด้วยคอมพิวเตอร์เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการจัดเก็บและการให้บริการ
3) ผลิตทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อบริการ จำหน่ายจ่ายแจก แลกเปลี่ยนกับสถาบันสารสนเทศอื่นๆ และเพื่อการประชาสัมพันธ์

4) จัดทำฐานข้อมูลและมีบริการค้นคว้าสารสนเทศ
5) จัดสถานที่อ่านให้เหมาะสมเป็นสัดส่วน ปรับอุณหภูมิและแสงสว่างที่เหมาะกับการศึกษาค้นคว้าวิจัย

6) จัดให้มีศูนย์แนะนำแหล่งสารสนเทศ โดยการรวบรวมรายชื่อแหล่งสารสนเทศทั้งในประเทศและต่างประเทศ เพื่อแนะนำให้ผู้ใช้ได้ค้นคว้าแหล่งสารสนเทศอื่นๆได้อีก
7) จัดกิจกรรมส่งเสริมการอ่านในรูปแบบต่างๆ

8) จัดบริการพิเศษต่างๆ ให้กับผู้ใช้ เช่น การจัดทำข่าวสารทันสมัย การหมุนเวียนวารสารบริการหนังสือสำรอง บริการถ่ายเอกสาร บริการทำบรรณนิทัศน์
9) จัดบริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้าข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต